声明

本文为《哈佛管理导师》（Harvard ManageMentor [HMM]）系列课程学习总结，属E家分享独家原创。

团队组建

组建一支强大的团队并非易事。优秀的团队往往目的一致、目标相同。若想打造一支全明星团队，必须了解何时需要合作，如何指定团队负责人，以及成员责任制为何如此重要。

了解如何

• 为团队确定合适的成员
• 确立成功标准、项目计划和团队章程
• 制定有效的团队沟通计划
• 增强团队凝聚力，制定高效的团队规范

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什么是团队？

了解什么是团队，以及何时需要组建团队。

团队的定义

团队包括一个团队领导者和多名团队成员。
团队是指具有互补技能的一小群人，他们致力于实现：

• 一个共同的团队目标
• 一系列共同的绩效目标
• 一种互相负责的工作方式

何时需要组建团队

如果遇到以下情况，则说明您需要组建团队：

• 任务复杂。面对非常复杂的任务，任何人都不可能拥有完成整个工作所需要的所有知识、专业技能和洞察力。
• 任务构成要素之间的相互依赖性很高。任务构成要素之间的相互依赖性越高，就越需要组建团队。这是因为只有多人合作才能完成工作。
• 任务不是常规任务且时间有限。团队可以在指定的时间内集中处理具有时间限制的任务，然后解散。

团队的优势和挑战
团队的优势：

• 为问题制定创新的解决方案
• 改善整个企业的沟通与协作
• 创造激人奋进、平等分权的工作环境
• 提高公司绩效
• 促进公司内部信息的有效共享

团队的挑战：

• 组建一个具有合适的领导者、资源和成员的团队需要时间和技巧
• 团队工作和团队协作需要连续不断的管理
• 存在团队成员不愿为共同目标而合作的风险
• 成员的个体差异或个人利益可能会破坏保证团队成功所需要的协作

团队的类型

大多数团队都可以归为下列三种类型之一：

• 负责推荐的团队。这些团队包括研究和解决特定问题的任务组、项目组以及审计、质量或安全小组。
• 负责做事的团队。这些团队包括一线或接近一线的员工，他们负责处理公司的增值活动，例如，基本生产、产品开发、运营、营销、销售和客户服务。
• 负责运营的团队。这些团队负责监督业务、公司正在进行的计划或公司内部的重要职能活动。

虚拟团队：新常态
如今，许多团队都实现了部分或全部虚拟化。也就是说，团队成员很少作为一个整体面对面交流，因为他们处于不同的地理位置，或者有些成员远程办公。

虚拟团队具有重要优势。一方面，由于虚拟团队覆盖全球各个时区，因此公司可以 24 小时不间断运营。此外，虚拟团队使公司更容易将一群多元化人才聚集在一起，他们的技能、经验以及对客户和业务的了解各不相同。
虚拟团队也面临挑战。如果您领导一支部分或完全虚拟化的团队，您需要弄清楚如何运用您的团队管理知识来协调虚拟工作。您还需要确定哪些工具最有利于让团队成员建立紧密的关系，进行顺畅的沟通和协作。

团队发起人

团队发起人是拥护团队工作的经理或高层管理者。此人赞同团队的目标，并愿意为保证团队按时、按预算并且以最高质量水平完成工作提供帮助。

团队发起人：

• 与团队的工作成果利益相关并对团队的绩效负责
• 有权决定团队的工作范围，提供必要的资源，批准或否决团队的成果
• 为保证团队成功不遗余力
• 充当团队的保护人——提供资源、鼓励团队，并向更高的管理层宣传团队工作的价值

团队发起人任务列表

• 确保将团队的进展情况传达给公司其他部门，特别是公司领导。
• 确保高管层支持团队的决策和行动方向。
• 警惕可能会影响团队章程的公司目标变化。
• 记住，有些管理者不希望手下员工身兼数职，既要完成本职工作，又要为团队事务分心。如果存在任何困难，一定要与这些管理者协商解决。

团队领导者

团队领导者负责传达团队状况并与团队成员一起参与项目管理活动。

团队领导者在某些方面与管理者相同。例如，他们会：

• 制定能够促进团队发展、提高团队绩效的流程
• 对自己期望的行为以身作则
• 辅导团队成员以帮助他们提高绩效
• 作为团队成员参与团队工作

但在某些方面，团队领导者又不同于管理者。尤其是，团队领导者不会直截了当地强行安排团队成员的工作。

要履行您作为团队领导者的许多职责，您需要具有为其他人指引正确方向的能力、出色的沟通技能以及善于提出和接纳意见的天赋。您还需要具有高绩效的标准、对团队工作的积极态度以及作为团队成员的工作经验。

团队领导者任务列表

• 定期与团队发起人就项目进展及问题进行沟通。
• 经常评估团队的进度、成员的期望以及成员对其所做贡献的看法。
• 确保所有成员都能发表自己的看法，并且每个人的意见都受到重视。
• 分担团队工作。
• 不要像老板一样发号施令。

少命令，多辅导

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组建团队

组建一支强大的团队并非易事。您必须明确团队的目标，并且招募到有合适技能的人来完成这个目标。

确定目标

优秀的团队都会投入大量的时间和精力，一起探讨、调整并确定一个既属于整个团队，又属于每个成员的共同目标。

将共同目标转化为绩效目标

按照 SMART 原则确定团队目标:
SMART 代表 Specific（具体）、Measurable（可量化）、Action-oriented（以行动为导向）、Realistic（现实）、Time-limited（具有时限）。
优秀团队会将他们的共同目标转化为具体的绩效目标。

确定团队目标的技巧

• 确保团队目标符合 SMART 标准——具体、可量化、以行动为导向、现实、具有时限性。
• 说明团队的每个绩效目标如何支持公司目标。
• 为每个绩效目标设置阶段性目标。

确定所需技能

沟通、组织、技术、解决问题和人际关系技能。
审视团队要处理的任务、团队的共同目标以及具体的绩效目标。思考完成这些任务和目标需要哪些技能。
技能包括：

• 技术——特定领域的专业能力，如市场调研、财务和软件编程
• 解决问题——分析棘手情况并制定别人想不到的独特解决方案的能力
• 人际关系——有效地与他人合作的能力
• 组织——了解公司的行政和后勤状况，并能在公司内建立人际关系网络的能力
• 沟通——有效地与他人交流信息并倾听他人心声的能力

招募具有合适技能的人员

任何团队的核心都是它的成员。因此，您需要招募到具有合适技能的合适人员。

团队可以通过多种方式来招募成员。团队发起人或领导者可以挑选并邀请他们加入团队。对团队工作特别有自信或者特别感兴趣的个人可以自告奋勇加入团队。或者由项目的利益相关者推荐具有合适技能且非常信任的人员。

招募具备正确动机的人员

要确定某个人的加入是否对团队有利，需要考虑他/她加入团队的动机。优秀的团队成员只有一个动机：帮助团队实现目标。
动机不纯的团队成员可能会对团队绩效产生不良影响。

招募团队成员

高效团队的成员将团队利益放在第一位，而不是追求个人英雄主义。拥有团队精神的人：

• 能够产生充满创意的想法。拥有团队精神的人会努力更深入地了解队友的专业技能和知识。这样才能结合自己的视角，产生充满创意的想法。
• 愿意分享自己的知识。拥有团队精神的人可以贡献很多东西，包括信息、经验和专业知识。他们愿意分享的越多，为团队带来的价值就越大。他们可以通过教学（例如，提供群件应用程序使用教程），分享自己的知识。还可以通过提供相关信息（例如，他们掌握的客户和供应商信息），分享自己的知识。
• 与队友寻求双赢解决方案。拥有团队精神的人会通过建设性的沟通技巧，寻求能够同时满足他们自己和其他成员利益的问题解决方案。
• 全心投入且富有热情。在接受加入或领导某个团队的邀请之前，拥有团队精神的人会仔细考虑自己的投入程度。他们知道，只有全心全意为实现团队目标而努力，他们才能称得上是拥有团队精神的高效成员。他们还会考虑自己的热情程度。当他们对工作充满热情时，才会投入全部的精力和注意力。
• 非常可靠。拥有团队精神的优秀成员值得信赖，他们一定会准时、出色地完成份内工作。他们说到做到，即使在艰难的处境下，他们依然可以信赖。

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界定责任

如何确保您的团队为实现结果负责？确定成功的标准。确定日程和预算。制定团队章程和项目计划。

界定团队责任的步骤

通过以下步骤，与团队共同界定实现目标的责任：
确立成功标准、设置预算、安排工作以制定团队章程，最后制定项目计划。

确立成功标准

与团队一起确定一组成功标准，即如何判断团队实现了目标。这些标准很大程度上取决于团队的具体工作。这些标准需要反映实现团队目标的过程中要完成的明确的阶段性目标。

团队的成功标准要有一定难度，但必须能够实现。如果标准太高或遥不可及，可能会影响团队士气。

安排工作

安排工作包括两个步骤：

• 指定任务。确定团队为了实现目标需要完成的所有大任务和小任务。记录完成每个小任务所需的天数。
• 分配任务。确定最适合每项任务的团队成员，然后相应地分配任务。分配任务时，向团队成员说明每个任务对团队目标有何意义，团队目标又对公司目标有何意义。此外，还要为团队成员提供完成任务所需要的职权和资源。

制定预算

帮助团队制定预算，说明团队应该如何使用可用的资源。预算说明了所需资源的成本以及团队希望从这些资源中获得的收益。

预算中常见的成本类别包括：

• 人员
• 外援，如顾问费
• 出差前往会议地点、客户办公场所、考察地点或其他目的地
• 培训，如介绍特殊软件使用方法的讲座
• 资本支出，用于为团队购买计算机、软件和通讯设施等资源
• 调研，如团队为了开展工作需要购买的研究成果或数据

制定团队章程

团队章程是一份简洁的书面文件，清楚地说明团队工作的性质和您对结果的期望。

团队章程包括：

• 团队工作与部门或公司目标的关系
• 时限
• 可交付成果
• 团队工作为公司带来的好处
• 可供团队利用的资源
• 预算
• 团队有权做出的决策

制定项目计划

有效的团队章程会指出团队要努力实现的目标，但并没有指出实现目标的方法。项目计划用于说明您和您的团队将如何完成团队章程中阐述的目标。

项目计划可以作为团队和其他利益相关方的路线图，它从以下方面提供了更具体的细节：

• 任务
• 阶段性目标
• 可交付成果
• 风险
• 时间表

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做好团队沟通计划

如果团队成员能够有效沟通，实现团队目标的可能性则会大大增加。因此您需要做好计划，为团队建立正确的沟通方式。

建立信息共享

制定一套程序，让所有人都能在开展团队工作的过程中及时了解哪些任务已经完成，哪些决策刚刚做出。为此，需要决定：

• 谁将向谁提交什么类型的信息
• 多久提交一次
• 如何提交，如通过每周发送一封电子邮件、召开一次视频或电话会议，或者定期在团队网站或内部网站上发布进度报告

确定信息共享方法。然后坚持使用，让所有人都知道应该做什么，并且能够在需要的时候获得需要的信息。

充分利用“面谈”

最有价值的沟通形式是面对面交流。这是因为，这种沟通方式可以让团队成员看到彼此的面部表情、手势和肢体语言。这些非语言沟通方式传递的信息可以帮助团队成员更好地理解对方的意思。

然而，现在大多数团队至少有一部分成员在远程办公，没有机会在走廊里随意聊天或者进行其他面对面的即时沟通。为了弥补这一点，需要在您的团队沟通计划中安排这种面对面的交流机会。

促进“面谈”的建议包括：

• 召开现场开工会。如果可能，召集所有人举行一个面对面的项目启动会议。在会议上，帮助团队成员加深相互了解。介绍每位成员，请他们介绍自己的背景、特殊技能、爱好和个人兴趣。这样建立起来的同志情谊，可以在以后没有太多机会亲自会面时，帮助团队成员维持信任关系。
• 在关键时刻召开面对面会议。如果团队成员的地理位置不是过于分散，而且预算允许，则可以在新成员加入、做出重大决策或者制定和分配新的项目阶段等关键时刻，将所有团队成员召集到一起。如果无法召集所有团队成员，也可以把重要小组召集到一起。

确定技术需求

所有团队要想共享信息、解决问题和提供更新，都需要用到通信技术，包括电子邮件、视频会议或其他一些通信技术。要确定您的团队需要哪些通信技术，请思考以下问题：

• 团队有哪些通信需求？通信需求可能包括团队成员需要参加视频或网络会议，或者在线审阅与修改团队文档。评估存在哪些需求，可以帮助您在团队项目启动之前做好计划，是要采用新技术还是进行技术升级。
• 团队成员对技术持什么态度，或者对技术是否熟悉？了解这些信息，可以让您对团队成员将会如何对待技术、多长时间才能上手等问题有一个现实的看法。
• 团队工作计划何时开始，何时结束？购买和安装新的通信技术需要时间。培训员工使用技术也需要时间。因此，您的项目总时间表中需要包括技术的购买、安装和培训时间。
• 您和其他团队成员将在哪里发送或接收信息？确保无论团队成员身在何处，都能访问包含所需信息的数据库。此外，还要确定您希望信息从哪里来，又要往哪里去。
• 公司目前采用了哪些通信技术？根据团队需要对现有技术进行调整可能是最经济的方式。这是因为，如果使用自己熟悉的技术，团队成员的工作效率会更高。
• 在团队完成项目的过程中，会出现哪些技术需求？尝试现在就制定可以适应未来团队需求的技术解决方案。

管理技术

作为团队领导者，您拥有很多通信技术可以选择，包括团队网站和内部网站、电子邮件以及电话、视频和网络会议等会议技术。

团队网站和内部网站

虚拟团队工作室
项目网站可以充当“团队工作室”，取代实际的工作场所，让位于同一地点的团队成员聚在一起讨论创意、相互交流并获得项目的最新信息。使用网络浏览器，任何团队成员（包括在同一地点工作或者远程办公的成员）都可以访问项目网站，查看发布的可交付成果、核对时间表并获取信息。内部网站实际上就是公司专用网络，用途与项目网站大体相同。

设计虚拟团队工作室
您可以在项目网站上用四面“墙”建立一个团队工作室，就像真实的团队工作室一样：

• 目标墙。包括团队章程、目标、任务、可交付成果列表和现有成绩。
• 人员墙。介绍团队成员及其职责。访问者可以了解哪些成员参与了项目的哪些工作。在可能的情况下，还可以附上每个成员的照片，简要介绍其具体工作和专长。
• 文档墙。包含即将召开的会议时间表和议程、以前的会议记录以及会议的演示文稿。成员可以在这面墙上发布自己的工作，供同事查看和评价。
• 沟通墙。包含各种信息的链接，例如团队开展工作时可能需要的研究报告或其他资料。也可能包含一些与收发电子邮件、打电话以及团队其他日常沟通有关的规定。

电子邮件

每个团队成员都需要一个可以从任何地方访问的电子邮箱地址。如果您的团队需要通过电子邮件发送大量附件，请检查每个团队成员的软件兼容性和文档压缩问题。如果您建立一个团队网站，请鼓励团队成员将所有文档发布到该网站上。

避免误解

了解电子邮件误解。
您还需要了解电子邮件以及其他文本沟通媒介（例如短信）带来的问题。虽然这些媒介可以让团队成员快速交换信息，但不能传递非语言沟通信息。因此，很容易产生误解。
为了避免出现此类问题，应鼓励团队成员遵循正确使用电子邮件的一系列指导原则。另外，还要制定电子邮件使用规范：确定发送电子邮件的时间、原因和收件人。

电子邮件礼仪 101

• 明确
  • 每个主题单独发送一封电子邮件。这便于收件人回复、存档或删除。
  • 在主题行做出清楚的陈述或明确的要求。这可以让您的邮件在收件人拥挤的邮箱里变得醒目。
  • 将最重要的内容放在开头部分。收件人不一定会一直翻看到最后。
• 高效
  • 您的电子邮件要简明扼要、重点突出且明确具体。用最少的空间传达最多的信息。
  • 每一段最多三、四行内容。如果需要发送很长的信息，或者需要使用标题、项目符号、表格、图片以及其他格式，应以附件形式发送。
  • 抄送人数不要太多，也不要太少。只需抄送给需要了解情况的人。但一定不要漏掉需要抄送的任何人。
• 专业
  • 不要在情绪失控时写邮件。愤怒和嘲讽之词写下来常常比当面讲情绪更加强烈。电子邮件是永久性的记录，使用不当会带来麻烦。
  • 避免全部采用大写字母。这看起来您像是在大吼大叫。
  • 避免开不恰当的玩笑。

按“发送”按钮之前一定要检查一遍。遵循 4A 原则：确保您的邮件包含（1）正确的地址 (Address)、（2）正确的附件 (Attachment)、（3）适宜的态度 (Attitude) 和语调，（4）说明您希望收件人采取的行动 (Action)。

会议技术

团队成员需要交谈或见面时将会用到会议技术。例如，新成员刚刚加入团队，其他成员需要认识他们。或者，团队成员需要看到其他成员正在处理的实物，例如产品原型或新包装设计的不同颜色选择。或者，出现影响到每个团队成员的重大问题，大家需要聚到一起，通过头脑风暴讨论问题的解决方案。

会议技术包括：

• 电话会议。
• 视频会议。
• 网络会议。

电话或视频会议是非常重要的沟通方式。

管理团队文档

团队沟通的关键要素是管理团队在工作过程中产生的文档。数据库访问和群编辑软件可以助您一臂之力。

数据库访问

数据库可从网站和内部网站访问，包含对团队有用的文档及其他信息。但数据库中的文档（通常称为“记录”）有时包含敏感信息。数据访问控制可以保证此类信息在团队内的保密性。或者，可以只允许属于公司员工的团队成员修改文档，不允许外部团队成员修改文档。

群编辑应用程序

团队会产生大量报告。成员需要一种方便的方法将修改的内容加入电子文件。文字处理软件具有跟踪修订功能；这样，每个人都可以看到其他团队成员添加或修改的内容。

许多公司也使用协作式编辑工具。这些软件应用程序允许多人使用不同的计算机编辑同一个文件。有两种协作式编辑应用程序：

• 基于网络的实时协作编辑器 (RTCE)，允许人们同时修改同一个文件
• 非实时协作编辑器不同步，即人们不能同时编辑同一个文件。这种软件与修订或版本控制系统类似。
  要制定维护文档版本控制的规则。需要多个团队成员对文档内容进行评价时，记录每个人的意见至关重要。但是，务必要记录文档的最新、最精确的版本。

维护文档版本控制

1. 选择方便易用的软件。
2. 确定命名惯例。确定文件、文件夹和日期的命名惯例。文件名应该易于理解。将命名惯例放到人们肯定能看到的地方，如写入团队制定的行为准则中、发布到内部网站和团队网站上，使团队成员能够注意到它们。
3. 确定谁负责哪些文件。几个人可以同时处理一个文件，但维护该文件应该由某一个人承担最终责任。
4. 说明文件存档的程序。创建一个文件的新版本后，应该对旧文件进行存档。与团队成员共同制定有效的文件存档方法。在项目进行的整个过程中，存档文件应该易于查阅，并存放在团队网站上的固定位置。

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建设团队文化

当团队文化会激发成员的认同感时——包括远程团队成员——他们对工作的投入度和相互间的协作度都会提升。学习四种方式构建健康团队。

召开重要的开工会

开工会能让团队中涉及到的所有人，包括团队成员、领导者和发起人，在项目工作开始之前面对面地交流，加深对彼此的了解。这样的会议有助于增强团队凝聚力，提高参与者对团队和项目重要性的认识。即便是虚拟团队，也应该尽量举行一个面对面的开工会。

要召开重要的开工会，需要：

• 明确团队成员，包括核心成员以及可能参与一段时间的外围成员。
• 欢迎每个人的参与
• 确保每个人都了解并认同团队章程、项目目标、可交付成果等等
• 强调团队目标对部门和公司目标的重要性，让参与者感到自己参与了一个很大、很重要的项目
• 向团队成员介绍可能需要打交道的非团队成员，如其他员工、供应商和客户
• 说明团队实现或超越目标后，成员将获得的奖励
• 鼓励参与者自我介绍，介绍他们的背景和专业能力，并说明他们希望为团队工作做出哪些贡献

在开工会上留下好印象
要特别注意您在开工会上的表现以及与团队的其他初步互动。第一印象非常重要。第一次召开团队会议时，每个人都会密切关注其他人发出的信号，以确认或者解除自己的设想和顾虑。
但是，团队成员最关注的还是掌握职权的人，即作为团队领导者的您，以及其他建立、监督或以其他方式影响团队的人。团队领导者的行为比语言更有影响力。因此，如果您要传达团队很重视成员的出席率和专注度的信息，请不要做出离开开工会去接电话或者在会议期间看短信这样的行为。

明确决策的制定

高效团队的实质在于协作和无等级之分。这样的团队结构决定了它的“水平”决策方法，即所有团队成员的意见将得到同等重视。但是，对于任何一个团队来说，都不可能用一种决策方法来处理所有情况。
而且，任何团队都可能对决策权产生误解，尤其是在虚拟团队中。
因此，作为团队领导者，您需要帮助团队了解不同的决策方法，以及每一种方法最适合的情况。

团队决策方法

• 少数服从多数：成员提出意见，讨论备选方案，然后投票决定。最终采用得票过半的方案。
• 一致同意：决策必须经所有成员同意才能采用。如果不可能达成一致同意，可以制定并提出新的备选方案供团队评估。
• 小团体决策：由具有相关经验和技能的一小群人做出明确的决定。
• 领导者根据意见做出决策：团队领导者收集团队成员的意见并据此做出决定。

选择决策方法时要权衡利弊。例如：

• 做出的决策必须具有最高质量有多重要？
• 团队成员对决策达成一致同意有多重要？
• 您有多长时间来做决策？

要培养高效的团队文化，需要说明的是，您作为团队领导者，轻易不要为团队做决策。相反，您的职责是推动整个团队针对面临的挑战做出正确的决策。

鼓励协作

真正的团队是通过协同工作和分享想法而产生的。可以使用以下策略鼓励团队协作：

• 促进协同工作。尽量找机会让团队成员一起工作。例如，鼓励几名团队成员共同解决突然出现的意外问题。
• 对看到的协作行为进行认可和表扬。在团队工作的开展过程中，留意那些让团队表现不凡的成绩，并向成员表达您的赞赏。您的目的是让团队成员产生这样一种感觉：他们必须相互帮助才能取得成功，而且每一个成员都能为团队贡献出关键而互补的技能和知识。例如，如果几个团队成员通过协作成功解决了一个问题，这时您应该向整个团队发送一封电子邮件，对他们的工作表示赞赏，并指出他们取得的成绩对整个团队起到了怎样的作用。
• 重申团队的共同目标。时常重申团队的共同绩效目标和团队目标。这样将不断地提醒团队成员，他们所做的工作不仅对团队意义重大，对整个公司来说也至关重要。

在同处一室的团队中培养协作的技巧
如果所有团队成员都在一起近距离工作，为了促进团队协作，应采用特定的方式安排团队工作场所：

• 团队工作室。专门安排一个房间来开展团队的项目工作、开会以及举行非正式聚会。在这个房间内摆放工艺品和团队的工作成果，如具有竞争力的产品、原型、研究报告、进度表等。在冰箱里放入食品和饮料来吸引大家，并用沙发、躺椅以及随时能记录想法的便签和笔具营造轻松的氛围。
• 易于交流。将团队成员安排到没有门的办公场所，并尽可能缩短各办公场所之间的物理距离。

明确期望

为了鼓励富有成效的团队行为，应明确您在以下方面的期望：

• 出席率。如果团队成员在召开团队会议或联合工作会议时没有全体出席，您的团队将无法做出决策并完成工作。
• 干扰因素。请成员在召开团队会议和工作会议时关掉手机。
• 无禁忌话题。同意所有问题都可以进行讨论，即使是令人不太愉快的话题。
• 互相支持。鼓励成员通过建设性反馈、真诚坦率的沟通和分享相关数据来支持彼此的观点。
• 建设性批评。主张大家以建设性的方式表达异议。
• 保密。让成员保证敏感问题的讨论只在团队内部进行，并且严格遵守保密承诺。
• 以行动为导向。明确表示所有讨论最终都是为了制定行动计划。

如果团队成员处于不同的时区和文化环境，也要澄清以下方面的差异所引起的问题，包括：

• 差旅。团队成员出差的可能性有多大？
• 工作时间。如果要举行电话会议，他们期望的会议时间最早和最晚各是几点？周末或节假日加班应该如何处理？
• 沟通方式。哪些是礼貌或不礼貌的沟通方式？在一些文化中，与上司持不同意见会被认为失礼，而在其他文化中，挑战他人意见被视为富有创造力。找出团队成员之间存在的此类文化态度的差异，并开诚布公地进行讨论，以制定恰当的沟通规范。

【END】